So sánh hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tính (MIS)
Dữ liệu là mạch máu của bất kỳ thực thể kinh doanh nào. Mọi người trong một tổ chức cần thông tin để đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin là một cách thức có tổ chức để ghi, lưu trữ dữ liệu và truy xuất thông tin.
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tính.
Hệ thống thông tin thủ công
Hệ thống thông tin thủ công không sử dụng bất kỳ thiết bị máy tính nào. Việc ghi chép, lưu trữ và truy xuất dữ liệu được thực hiện thủ công bởi con người, những người chịu trách nhiệm về hệ thống thông tin.
Sơ đồ sau minh họa cách thức hoạt động của một hệ thống thông tin thủ công điển hình:
Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin thủ công
Thuận lợi:
Sau đây là những ưu điểm của hệ thống thông tin thủ công
Hiệu quả về chi phí – rẻ hơn so với hệ thống máy tính vì không cần mua thiết bị đắt tiền như máy chủ, máy trạm, máy in, v.v.
Các yêu cầu kinh doanh đang phát triển linh hoạt có thể dễ dàng được thực hiện vào các thủ tục kinh doanh và được thực hiện ngay lập tức
Nhược điểm:
Sau đây là một số nhược điểm của hệ thống thông tin thủ công.
Tốn thời gian – tất cả các mục nhập dữ liệu cần được xác minh trước khi nộp hồ sơ, đây là một công việc tốn thời gian khi được thực hiện bởi con người. Việc truy xuất dữ liệu từ hệ thống lưu trữ cũng mất một lượng thời gian đáng kể
Dễ bị sai sót – độ chính xác của dữ liệu khi được con người xác minh và xác thực dễ bị sai sót hơn so với việc xác minh và xác nhận được thực hiện bởi các hệ thống máy tính.
Thiếu bảo mật – bảo mật của các hệ thống thủ công được thực hiện bằng cách hạn chế quyền truy cập vào phòng tệp. Kinh nghiệm cho thấy những người không có thẩm quyền có thể dễ dàng truy cập vào phòng nộp hồ sơ
Sự trùng lặp của dữ liệu – hầu hết các phòng ban trong một tổ chức cần có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu. Trong một hệ thống thủ công, thông thường sẽ nhân bản dữ liệu này để giúp tất cả người dùng được ủy quyền dễ dàng truy cập. Thách thức xảy ra khi cùng một dữ liệu cần được cập nhật
Dữ liệu không nhất quán – do sự trùng lặp của dữ liệu, rất phổ biến là cập nhật dữ liệu trong một tệp và không cập nhật các tệp khác. Điều này dẫn đến sự không nhất quán của dữ liệu
Thiếu bản sao lưu – nếu tệp bị mất hoặc xử lý sai, cơ hội khôi phục dữ liệu gần như bằng không.
Hệ thống thông tin máy tính (MIS)
Hệ thống máy tính được phát triển để giải quyết những thách thức của hệ thống thông tin thủ công. Sự khác biệt chính giữa hệ thống thông tin thủ công và máy tính là hệ thống máy tính sử dụng kết hợp phần mềm và phần cứng để ghi, lưu trữ, phân tích và truy xuất thông tin.
Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin máy tính (MIS)
Thuận lợi:
Sau đây là những ưu điểm của hệ thống thông tin máy tính
Xử lý dữ liệu và truy xuất thông tin nhanh – đây là một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống thông tin máy tính. Nó xử lý dữ liệu và truy xuất thông tin với tốc độ nhanh hơn. Điều này dẫn đến khách hàng / dịch vụ khách hàng được cải thiện
Cải thiện độ chính xác của dữ liệu – dễ dàng thực hiện kiểm tra xác nhận và xác thực dữ liệu trong hệ thống máy tính so với hệ thống thủ công.
Cải thiện bảo mật – ngoài việc hạn chế quyền truy cập vào máy chủ cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin máy tính có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát bảo mật khác như xác thực của người dùng, hệ thống xác thực sinh trắc học, kiểm soát quyền truy cập, v.v.
Giảm trùng lặp dữ liệu – hệ thống cơ sở dữ liệu được thiết kế theo cách giảm thiểu sự trùng lặp dữ liệu. Điều này có nghĩa là việc cập nhật dữ liệu trong một bộ phận sẽ tự động cung cấp cho các bộ phận khác
Cải tiến hệ thống sao lưu – với công nghệ hiện đại ngày nay, các bản sao lưu có thể được lưu trữ trên đám mây, giúp dễ dàng khôi phục dữ liệu nếu có sự cố xảy ra với phần cứng và phần mềm được sử dụng để lưu trữ dữ liệu
Dễ dàng tiếp cận thông tin – hầu hết các giám đốc điều hành doanh nghiệp cần phải đi du lịch và vẫn có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin. Công nghệ web và Di động giúp truy cập dữ liệu từ mọi nơi có thể.
Nhược điểm:
Việc thiết lập và cấu hình rất tốn kém – tổ chức phải mua phần cứng và phần mềm cần thiết để chạy hệ thống thông tin. Bên cạnh đó, các thủ tục nghiệp vụ sẽ cần được sửa đổi, và nhân viên sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng hệ thống thông tin được máy tính hóa.
Phụ thuộc nhiều vào công nghệ – nếu có điều gì đó xảy ra với phần cứng hoặc phần mềm khiến phần cứng hoặc phần mềm ngừng hoạt động, thì thông tin sẽ không thể được truy cập cho đến khi phần cứng hoặc phần mềm cần thiết đã được thay thế.
Rủi ro gian lận – nếu không có biện pháp kiểm soát và kiểm tra thích hợp, kẻ xâm nhập có thể đăng các giao dịch trái phép như hóa đơn cho hàng hóa chưa bao giờ được giao, v.v.
Xem thêm: Ứng dụng MIS vào trong doanh nghiệp (1)
M2Tech luôn mong muốn cung cấp những thông tin, tài liệu quý giá trong con đường chinh phục mọi thử thách của bạn.
Website: https://m2tech.buyit.vn/
Facebook: http://www.facebook.com/m2tech.fb
